"花名册"这个名词的由来与古代中国的户籍制度密切相关。在古代，人们登记户口时需要记录每个人的姓名和其他个人资料，而当时人们的姓名被称作"花名"，户的登记则被称作"花户"。这里的"花"字，在古汉语中常用来形容繁多复杂的事物。因此，用于记录这些"花名"和"花户"资料的册子就被称为"花名册"。
花名册在古代有多种用途，例如用于记录军队或船队的士兵名单，或是用于登记特定人群如青楼女子的名册等。随着社会的发展，花名册的用途逐渐变得多样化，包括用于公司或机构的员工信息管理。尽管在现代社会，花名册的物理形式可能已经不再是纸质册子，而是电子数据库，但其核心作用仍然是记录和管理个人信息